Quels sont les principaux objectifs d’un RFI ?

Olivier Nourry : Un RFI va vous permettre d’identifier d’une manière relativement fine les partenaires ou les technologies qui pourraient répondre au besoin de votre entreprise. C’est un très bon moyen d’ouvrir le dialogue avec ces partenaires en leur partageant vos enjeux et problématiques actuelles. Les données récupérées sur un large panel de prestataires serviront à affiner votre vision stratégique par une meilleure compréhension des offres disponibles sur le marché.

Le RFI est-il une étape cruciale préalable au lancement d’un appel d’offres ? 

Olivier Nourry : Le RFI n’engage à rien vis-à-vis du prestataire. C'est un point qu’il est d’ailleurs très important de rappeler par écrit dans le document qui servira de base à la consultation, pour que tout le monde soit bien aligné sur la démarche : il s’agit juste d’une étape exploratoire, il n’y aura pas forcément de projet concret par la suite. Le RFI se présente largement comme une démonstration approfondie de la plateforme de formation ou de l’outil, de ses fonctionnalités et de son UX, mais cadrée selon les besoins de l’entreprise. Après analyse des résultats, le RFI débouchera sur la confirmation ou non de vos orientations, et sur l’identification des éditeurs à cibler lors d’un éventuel futur RFP (appel d’offres).

Quelles sont les précautions à prendre dans la rédaction d’un RFI efficace ?

Olivier Nourry : La première étape consiste en la rédaction d’un document synthétique détaillant le besoin. Il est important de ne pas tomber dans l’inventaire à la Prévert des fonctionnalités désirées, mais au contraire de rester à un « niveau macro ». D’abord, parce qu’il serait inélégant de trop faire travailler les éditeurs consultés, alors que la démarche n’a pas pour objectif direct de conclure un contrat ; ensuite, parce que plus l’expression des besoins sera détaillée, plus la lecture et l’analyse des réponses sera complexe difficile et chronophage. Il faut donc résister à la tentation d’entrer toujours plus dans le détail : laissons cela au RFP, s’il doit advenir ! Sur ce point, un accompagnement peut être utile, car la frontière entre trop de détail et trop peu n’est pas toujours facile à discerner. Mon autre conseil : envoyer le document au plus grand nombre de prestataires ; ceux qui vous auraient dernièrement sollicités, ceux dont vous aviez entendu parler il y a plusieurs années, même s’ils ont perdu en visibilité, ainsi que les nouveaux venus qui font l’objet d’un certain buzz. Votre compréhension du marché sera largement fonction du nombre d’éditeurs consultés. Enfin, il vous faudra analyser les réponses à l’aide d’une grille en impliquant, de préférence, d’autres parties prenantes dans l’exercice.

Retenons ce point : un RFI permet aussi de mieux comprendre les tendances du marché et de cartographier les offres innovantes pour anticiper les futurs besoins de l’écosystème Learning ?

Olivier Nourry : Les prestataires devront bien sûr prouver comment leur solution peut répondre à vos enjeux, mais ils pourront également profiter de l’exercice pour mettre en avant certaines de leurs fonctionnalités complémentaires, qu’elles soient plus ou moins étroitement liées aux besoins exprimés. C’est la définition même d’une réponse réussie à un RFI : d’une part, vous êtes rassurés, car l’éditeur a démontré qu’il comprend vos besoins et sait y répondre ; d’autre part, il vous aide à vous projeter dans le futur projet en donnant ainsi l’image d’un partenaire prêt à vous accompagner sur le long terme.

Vous parlez d’expérience !

Olivier Nourry : En effet, parce que je me réfère notamment à notre projet d’explorer le domaine des LXP pour éventuellement compléter et améliorer l’expérience apprenante du LMS actuellement utilisé par ENGIE. Le RFI que nous avons récemment lancé auprès d’une quinzaine de prestataires nous a permis de découvrir tout un ensemble de solutions de ce type (Learning eXperience Platform). Une démarche particulièrement enrichissante, qui nous a permis d’observer que le terme LXP regroupe des solutions dont le fonctionnel diffère grandement ! À la lecture du RFI, certains éditeurs ont préféré s’abstenir ou ont proposé des partenariats avec des solutions plus complètes… Ils ne seront pas consultés si notre projet venait à se concrétiser. Certains éditeurs ont démontré qu’ils avaient parfaitement compris nos enjeux dans une réponse précise et adaptée. D’autres se sont contentés de dresser la liste complète de leurs fonctionnalités sans les mettre en correspondance avec notre besoin ; on ne s’empêchera pas forcément de les consulter dans un appel d’offre, mais il s’agit pour moi d’une alerte forte sur la qualité de notre relation à venir si nous devions aller plus loin. Enfin, et c’est pour moi une des forces de l’exercice : les réponses reçues nous ont permis de nous construire un vocabulaire et des convictions communes dans l’équipe Learning. La cartographie des différentes solutions nous aide aujourd’hui à projeter différentes stratégies (priorité à l’intégration, priorité aux contenus…) et à aborder nos problématiques et nos enjeux plus riches de ce nouvel éclairage.

Il s’agit bien de se mettre en position d’innover continument pour enrichir l’écosystème digital de formation ?

Olivier Nourry : Oui, ce qui n’est pas sans poser la question clé de l’intégration avec le SI Learning existant ! Sans pousser trop loin les spécifications techniques (une tentation à laquelle il faut résister), le RFI permet d’en savoir plus sur les expériences passées d’intégration de chaque outil présenté avec les outils actuellement utilisés dans l’entreprise. Des éditeurs qui proposent une palette importante de fonctionnalités, n’avaient à ce jour réalisé que des intégrations très partielles, quand d’autres sont très rassurants sur la question de l’intégration tout étant moins aboutis sur le plan fonctionnel. Ces informations sont fort utiles, alors que ce point n’est que succinctement abordé lors des démonstrations faites habituellement par les éditeurs : « Oui, nous savons nous intégrer avec votre solution… ». Certes, mais il faut demander à voir ! Finalement, sur ce sujet comme sur les autres, les forces et faiblesses de chaque éditeur par rapport aux besoins sont désormais identifiées. Cela constitue un bon point de départ pour entamer le dialogue avec les éditeurs qui figureront éventuellement en short list du RFP !