Portrait-robot d’une plateforme d’évaluation

L’évaluation de la formation suscite un fort intérêt avec beaucoup d’attentes. C’est un sujet majeur pour les entreprises et les organismes de formation, mais qui demande d’y consacrer énormément de temps et, faute d’un outil adéquat, produit un résultat souvent décevant. Ce qu’on attend d’un outil d’évaluation digne de ce nom : 

Gain de temps : Le processus d’évaluation doit être automatisé au maximum, les questionnaires déployés automatiquement auprès des différents acteurs (stagiaires, formateurs, managers…). Les résultats seront consolidés en temps réel, un rapport qualité devra être disponible pour chaque session, ainsi que des rapports de synthèse. 

Un taux complétion amélioré : Bien souvent les questionnaires sont régis avec des outils comme Forms et sont mis à disposition sans véritable suivi. Le taux de complétion reste faible. Au contraire, un outil moderne contribue à augmenter le taux de complétion des évaluations, soit en session (comme pour les évaluations papier), soit à postériori, pour les stagiaires ne l’auraient pas fait. Viser un taux de complétion supérieur à 85 %…

Flexibilité, simplicité et intuitivité : Enfin, l’évaluation étant de nature toujours complexe, la solution doit pouvoir être utilisée sans formation par les apprenants ; un didacticiel de quelques minutes seulement doit suffire à l’opérationnalité des formateurs (quelques heures suffisant aux administrateurs).

Actualisation…

Ce portrait-robot répond en tout point au principe qui ont présidé à la conception de la solution d’évaluation intégrée dans la suite ISI by Kacyonet.

Une solution pour évaluer avant, pendant et après la formation : Le principal bénéfice d’un tel continuum d’évaluation est connu : il permet de mesurer les écarts entre les objectifs de départ et les résultats obtenus, d’en comprendre les raisons et d’émettre un jugement de valeur. À défaut, les entreprises doivent se contenter d’une simple évaluation à chaud.

Flexibilité et personnalisation dynamique dans la création de questionnaires d’évaluation : Il s’agit de tenir compte des spécificités de l’entreprise : le responsable formation doit pouvoir créer ses propres modèles de questionnaire adaptés à ses attentes. Les questionnaires seront dynamiquement personnalisés selon la formation à évaluer. Par exemple, vous souhaitez évaluer les stagiaires sur les objectifs des formations ? Vous créez un modèle de questionnaire qui s’adaptera automatiquement aux objectifs définis pour les formations sur lesquelles il est déployé.

Réponse aux contraintes réglementaires qui s’imposent aux entreprises et aux organismes de formation : QUALIOPI repose sur 7 critères et 32 indicateurs dont 7 relèvent de l’évaluation : audit des besoins des stagiaires et des clients, test de positionnement en entrée de formation, mesure de l’atteinte des objectifs, recueille des appréciations auprès des stagiaires, des financeurs, des clients et des formateurs, diffusion des indicateurs de résultats.

De surcroît, il faut mettre en œuvre les modalités de traitement des difficultés rencontrées. Concrètement, il faut donc déployer plus de 7 questionnaires avant/pendant et après la formation, analyser les résultats pour mettre en œuvre des actions d’amélioration… Ingérable, saut à disposer d’une solution comme ISI, dans les différentes phases du processus : conception des modèles de questionnaires répondant aux différents critères ; adaptation dynamique des questionnaires lors du déploiement ; envoi automatique aux différents acteurs et relance des non-répondants ; analyse automatique des résultats ; alerte des gestionnaires de formation en cas d’insatisfaction ; traçabilité des actions mises en œuvre.

Quand l’auditeur QUALIOPI retrouve le sourire !

Retour sur les attentes de l’auditeur ; 

L’outil propose une évaluation en temps réel pendant les séances de formation, quel est l’impact de cette fonctionnalité sur l’animation des formations par les formateurs ? Le formateur dispose d’un accès sur la session qu’il anime. Quand il le souhaite, il demande à ses stagiaires de répondre aux questionnaires. L’accès aux questionnaires se fait par QRCode ou par lien dédié, les stagiaires répondant depuis un PC, tablette ou smartphone. Le formateur voit en temps réel qui a rempli le questionnaire et quels sont les résultats (possibilité de revenir sur les points non assimilés, par exemple).

En matière d’évaluation à froid, comment votre module permet-il de suivre la performance des formations et l’application des compétences acquises dans la durée ? Quelques mois après la formation, les questionnaires sont envoyés aux apprenants et à leurs managers. Le collaborateur auto-évalue alors ses nouvelles compétences par des réponses croisées avec celles des managers ; une cartographie précise de nouvelles compétences acquises et de l’efficacité de la formation est ainsi actualisée.

Le module d’évaluation a pour « outil frère » le LMS qui est, lui aussi, partie intégrante de la solution ISI… peut-il toutefois s’intégrer à d’autres plateformes LMS ? ISI étant très modulaire, le module évaluation peut être acquis par des entreprises déjà dotées d’un LMS. De fait, les outils de la suite ISI sont interfacés avec la plupart des grandes solutions du marché, via de solides partenariats éditeurs.

Focus pratique…

Articuler les résultats des évaluations à l’adaptation des ressources pédagogiques ou à l'amélioration des parcours de formation ? En amont de la formation, l’évaluation mesure le niveau de connaissance des futurs stagiaires et collecte leurs attentes, d’où la possible adaptation de la formation au niveau et aux vrais besoins. Pendant la formation, l’évaluation permet de vérifier l’assimilation et la compréhension de chacun, d’où l’adaptation des parcours et la mise en place des remédiations nécessaires. Après la formation, l’évaluation mesure les acquis et les apports de la formation… et de la satisfaction des clients.

Module d’évaluation et la solution de signature électronique des feuilles de présence, les deux vont de pair… Les deux solutions sont, en effet, complémentaires. Disposer de toutes les fonctionnalités dans le même outil présente un avantage considérable. Pour le formateur, qui dispose de son portail pour conduire sa formation : via un QRCode, il fait émarger ses stagiaires, il leur demande de répondre aux questionnaires mis à disposition durant la formation. Pour les gestionnaires de formation, simplicité de rigueur : quand il est interfacé avec le LMS du client, l’outil récupère les sessions à animer, le formateur gère les émargements et les évaluations (comme avec du papier, mais sans les contraintes) et à l’issue de la session, les présences/absences sont automatiquement renseignées dans le LMS, la feuille de présence est déposée ou attachée à la session et les résultats d’évaluations sont consolidés et mis à disposition en temps réel des différents acteurs… On fait difficilement plus simple !