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Qu’est ce qu’un LMS, à qui s’adresse-t-il et que permet-il ? Retour sur ces questions… Michel Diaz, directeur associé de Féfaur, interviewé par Brice Ancelin, Directeur des rédactions Focus RH et Formaguide… 
Un LMS, pour qui et pour quoi ?
Michel Diaz : Il y a 10 ou 15 ans, le LMS était essentiellement utilisé pour diffuser des modules de e-learning. Les entreprises marquaient alors un intérêt particulier pour le tracking que permettaient ces solutions : suivi du temps passé par le collaborateur par module, statut du parcours de l’apprenant, score obtenu… Cette solution permettait aussi d’apprécier les connaissances acquises à chaud, en particulier dans le cadre de certifications, pour attester que le salarié avait bien été formé.
Ces plateformes coûtaient une fortune – plusieurs centaines de milliers d’euros – et s’adressaient donc aux seules grandes entreprises. Mais depuis une dizaine d’années, ces outils ont beaucoup évolué.
Comment ont-elles évolué ?
Michel Diaz : D’abord, elles prennent en compte les aspects sociaux, comme par exemple le besoin des apprenants d’appartenir à une communauté d’apprentissage et du formateur de poursuivre sa formation après le présentiel. Ces plateformes ont donc intégré un ensemble d’outils connotés 2.0, à l’image des wikis ou des blogs.
Ensuite, les LMS ont également intégré la dimension talent. C’est-à-dire qu’outre la distribution des modules e-learning, les entreprises ont rapidement souhaité articuler formation et gestion de la performance et des compétences.
Avec l’apparition de nouvelles modalités de formation comme le blended, les LMS ont également dû intégrer la possibilité de gérer des parcours avec des modalités différentes qui permettaient de distribuer à la fois le présentiel et le distanciel. Attention, les LMS ne permettent pas toujours de gérer certains aspects de la formation, comme le budget formation, l’administration de la formation, etc. Il existe pour ça des logiciels de gestion de la formation - à l’image d’éditeurs comme Open Portal ou Training Orchestra.
Quid du SaaS (Software as a Service) ?
Michel Diaz : Ce phénomène ne touche pas que les LMS, mais tous les dispositifs de type CRM ou logiciels RH. Le SaaS évite aux entreprises l’achat d’une licence et permet de s’abonner à des services, délivrés à un certain nombre de personnes déterminées. Avec le SaaS, les éditeurs sont capables de s’adresser à des entreprises de beaucoup plus petite taille et pour des coûts plus bas qu’initialement, dans la formule d’achat de licence pour un logiciel hébergé au sein de l’entreprise. Ainsi, aujourd’hui, les LMS sont accessibles financièrement à quasi n’importe quelle entreprise… Au moins en théorie. En pratique, il est évident qu’une entreprise de 10 ou 20 salariés ne va pas s’équiper en LMS. Elle va plutôt acheter une prestation complète auprès d’un organisme qui disposera de sa propre solution à destination de ses clients. D’ailleurs, les PME de quelques salariés qui peuvent être intéressées par l’acquisition d’un LMS sont justement celles qui distribuent de la formation au-delà de leurs propres salariés, à l’image des organismes de formation ou des entreprises qui forment clients et partenaires.
Quels sont les critères de choix d’un LMS ?
Michel Diaz : Le premier réside dans la capacité fonctionnelle de la solution. Elle doit servir des besoins présents et futurs. L’éditeur doit donc démontrer sa capacité à faire évoluer ses dispositifs et disposer d’un panel fonctionnel plus large que les seuls besoins de l’entreprise. Aujourd’hui, la majorité des éditeurs propose toujours au moins les fonctionnalités de base, essentielles.
La difficulté pour l’entreprise, est d’exprimer ses besoins. La plupart d’entre elles ne savent pas ce que l’on peut attendre d’un LMS. Il est donc important de réfléchir aux différents profils utilisateurs du LMS : les apprenants, le responsable formation, les formateurs, etc. Cela permet de déterminer des cas d’usage. Des cas d’usage sur lesquels les éditeurs doivent être en mesure d’expliquer comment leur plateforme fonctionne.
Un deuxième critère concerne le fournisseur. Quelle est sa pérennité financière, sa capacité à fournir en fonction de la géographie de l’entreprise, ses références clients ? Des clients qu’il ne faut pas hésiter à solliciter et à interroger sur la fiabilité de la solution.
Enfin, un troisième critère consiste à regarder la capacité de l’éditeur à délivrer du service, notamment en local. Souvent, les grands éditeurs ont passé des partenariats avec des SSII sur la formation, le contrat de maintenance, etc. Il importe donc de s’attacher au réseau de partenaires de l’éditeur.
Et sur le prix ?
Michel Diaz : Sur la question du prix, on trouve un peu tout et n’importe quoi. Mais une entreprise qui démarre avec un LMS et qui forme un premier échantillon pilote pour un millier de salariés va payer entre 25 000 et 75 000 euros ; beaucoup d’entreprise se situent entre 40 000 et 50 000 euros (frais de paramétrage, frais initiaux et abonnement pour un an en mode SaaS). Après, le tarif est proportionnel au nombre de salariés abonnés sur l’année.
Quels peuvent être les freins à l’acquisition d’un LMS ?
Michel Diaz : Le projet LMS est un projet stratégique pour le département formation, mais pas nécessairement pour le département informatique. Pour ce dernier, une panne du LMS n’empêche pas l’entreprise de fonctionner. Donc le département formation est un peu laissé à lui-même sur cette question. Il a ses propres objectifs, ses sujets critiques à entretenir. C’est en partie ce qui explique le succès du SaaS pour le LMS. Il permet d’alléger le support informatique interne et offre une certaine liberté au département formation. Le service informatique va juste intervenir sur la définition du cahier des charges, vérifier les clauses du contrat et sa fiabilité, etc.
Propos recueillis par Brice Ancelin, article initialement paru dans Focus RH
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