Nombre de plateformes LMS émanent de fournisseurs d’origine ou d’esprit anglo-saxon. Les contraintes réglementaires « à la française » éveillent souvent le regard narquois, pour ne dire pas compatissant, de leurs équipes… ou de leurs commerciaux, qui oublient rapidement leurs promesses de répondre à cette exigence de conformité. 

Au moment de choisir une plateforme LMS, ne pas jouer au dé ! Il importe que votre plateforme puisse se déployer en conformité avec la réglementation, pour éviter que les auditeurs Qualiopi ou vos financeurs, ou bien la DRTEFP, viennent retoquer votre travail.

Une complexité apparente mais surmontable

Ce défi ressemble, pour certains, à l’ascension de l’Everest ! Pourtant, il est à la portée de tout responsable de formation qui l’abordera avec méthode. La première étape à respecter, c’est l’identification des sources de droits et des contraintes qui s'imposent à vos formations : Code du travail, certification Qualiopi, prise en charge de vos financeurs, règles des branches professionnelles ou contraintes spécifiques attachées à votre secteur d’activité (assurance, santé, immobilier, industrie…). Cette liste n’est pas exhaustive. 

Des obligations légales à respecter

Le Code du travail requiert qu’une convention / un contrat de formation soit établi entre l’employeur du formé ou le formé lui-même et l’organisme de formation, la forme de la convention dans ses grandes lignes étant précisée par des textes réglementaires. Il est attendu, également, qu’une évaluation de la formation pour évaluer l’atteinte de l’objectif clôture la formation, qu’une attestation de formation soit émise à l’issue de la formation et que des modalités de tutorat technique et pédagogique soient intégrées à toutes les actions de FOAD.

La certification Qualiopi vient compléter ce florilège. Les objectifs et les modalités pédagogiques auront dû être présentés avant le démarrage de la formation, de même que les attentes de l’apprenant et son positionnement individuel auront été décrits. Toutes les actions menées devront précisément être tracées ; les résultats de la formation évalués ; une enquête à chaud puis à froid postérieurement à la formation, menée à bien.

Les financeurs ? Ils vous demandent d’assurer la traçabilité des actions de formation et la mesure du temps effectivement passé en formation, ainsi que l'établissement d’un certificat de réalisation dont la forme est définie par décret, qui, en plus de reprendre les caractéristiques de la formation, doit détailler le temps passé en formation. En complément de ce certificat, l’organisme de formation doit pouvoir fournir à tout moment les preuves objectives du temps réellement passé en formation par l’apprenant (des données à conserver de 5 à 13 ans selon le type de financement).

Les fonctionnalités incontournables d’un LMS

Cela posé, le choix de votre LMS est contraint par l'existence effective de fonctionnalités qui permettront de respecter ces contraintes. D’abord, la capacité à tracer les données (temps passé, évaluations, etc.) qui seront stockées dans des « journaux informatiques » détaillés, incluant toutes les interactions avec la plateforme LMS. La durée de conservation de ces journaux doit être adéquate aux contraintes de vos financeurs. Ces journaux doivent facilement être accessibles aux administrateurs de la plateforme sans avoir à dépendre du service informatique. Ensuite, votre LMS doit pouvoir produire des documents spécifiques à votre entreprise (contenu et forme) sur simple demande. Cela vaut notamment pour des documents signés et cachetés tels que les contrats / convention / attestations. Par ailleurs, le LMS doit proposer différentes modalités d’évaluation et d’enquête dont les résultats seront, rappelons-le, sauvegardés dans le respect des durées de conservation imposées par vos financeurs. Enfin, les outils de tutorat, de relance et d’accompagnement s’imposent pour aider vos formateurs dans leur mission de formation et d’accompagnement des apprenants. Au risque de me répéter, j’insiste : la gestion du RGPD par votre LMS doit vous permettre de conserver des données conformément aux exigences de vos financeurs (cela sous-entend que vous puissiez régler la durée de conservation de certaines données sur le jalon le plus long de vos financeurs).

Attention aux promesses des éditeurs

Dans les faits, de nombreux éditeurs vous promettent que toutes ces fonctionnalités sont déjà intégrées dans leur offre. C’est vrai le plus souvent, mais sans aller jusqu’à pouvoir customiser les réglages pour les aligner sur vos besoins spécifiques. Avant de choisir, il est impératif d’avoir une démonstration de ce qui peut être paramétré à vos besoins spécifiques dans la plateforme. La FPC étant un exercice fort réglementé, on ne peut se contenter de choisir son LMS pour une interface tape-à-l’œil, ou pour des gadgets « pédagogiques » ! Dans la hiérarchie des critères de choix, il faudra privilégier la conformité des processus, le « look and feel » de la plateforme pouvant toujours s’adapter à moindre coût (ce qui n’est pas le cas de l’inverse).

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