Une entreprise peut-elle se contenter d’un seul portail de formation alors que les besoins et les populations d’apprenants sont si variés ?

Elodie Primo : Rappelons d’abord qu’un portail de formation, c’est un portail web, et donc un site web auquel l’utilisateur accède depuis son PC, smartphone ou tablette, via son navigateur web habituel, et qui requiert une authentification pour accéder à des in-formations. L’accès à celles-ci se fait soit en cliquant sur des widgets ou services actifs, soit en passant par un moteur de recherche, de préférence à facettes, pour filtrer la collection de ressources à partir d'une ou plusieurs critères. Souvent, un portail pointe vers d’autres portails, de sorte qu’on pourrait le qualifier de « super ou méta-portail ».

Dans ce contexte, on peut considérer que les plateformes LMS/LXP sont des générateurs de portails, car elles permettent de créer autant de portails de formation que l’entreprise possède de marques, de métiers, de populations d’apprenants à servir.

Le portail est donc la porte d’entrée d’un dispositif de formation — ensemble organisé de ressources, activités et services pédagogiques — qui est composé d’espaces d’apprentissage physiques ou virtuels combinant des modalités d’apprentissage variées dans le temps (synchrone, asynchrone) et dans la communauté apprenante (seul, en binôme ou en groupe). On comprend qu’il faille veiller à la cohérence entre ces espaces d’apprentissage, à leur interrelation comme à leur complémentarité.

C’est un constat qu’on peut faire, par exemple, dans les dispositifs de formation d’intégration…

Elodie Primo : En effet, parce que l’onboarding peut se découper en plusieurs phases pour les futurs collaborateurs, partenaires ou clients — on peut « onboarder les clients ! » — avec notamment un portail de pré-boarding qui va laisser place au portail onboarding pour guider les premiers pas et ensuite ouvrir l’accès au portail métier ou produit.

On parle aussi de reboarding qui concerne les anciens collaborateurs revenant travailler dans l’entreprise ou les clients qui changent d’employeur, mais vont réutiliser le produit dans ce nouveau contexte. On peut penser, par exemple, au reboarding mis en place post Covid dans les portails de formation, pour actualiser les nouvelles pratiques et outils digitaux, les mesures de sécurité, certaines procédures, et pour faciliter la communication pour répondre à la souffrance mentale qui s’est développée pendant la crise.

La formation des partenaires de l’entreprise doit-elle passer par un portail spécifique ?

Elodie Primo : Même si les portails partagent la finalité de donner à chacun les outils, les ressources et les connaissances nécessaires à sa réussite, le design du portail, son « ambiance », le registre de communication, les services apportés, différeront. Si le portail doit servir les clients, le département marketing et la communication souhaiteront justement que la marque puisse pleinement s’y exprimer et que le portail soit parfaitement fidèle à la charte. Au plan technique, un lien devra être fait entre, d’une part, le portail de formation, et, d’autre part, les comptes clients enregistrés dans le CRM, et non la base des salariés du SIRH. En matière de traitement des données, le RGPD aura des implications différentes. Pouvoir bénéficier de plusieurs sites ou instances devient alors indispensable.

La gamification, qui est très liée à la culture de l’organisation et à son marché, et qui est un levier important d’engagement, doit voir ses modalités adaptées aux objectifs collectifs et individuels. Il faudra compter avec les pratiques d’émulation, de récompense ou de reconnaissance, et surtout déterminer que ce qu’on souhaite valoriser ou promouvoir. ​

La solution réside donc dans un principe de « pluralité des portails de formation » ?

Elodie Primo : Oui, le portail se décline au pluriel, parce qu’il ne peut exister aucune interface ni jeu de services unique capable de couvrir toute expérience utilisateur et d’individualiser de façon poussée les apprentissages. On pourrait aussi mentionner la notion d’écosystème, qui s’apparente à celle de « super portail » évoquée plus haut : dans pareil écosystème, les utilisateurs auront un accès différencié, en fonction de leur profil, à plusieurs dispositifs, à une communauté d’utilisateurs, aux divers LMS utilisés dans l’organisation, aux portails de formation d’organismes de formation externes, etc.

Comment s’assurer que le coût des portails et du digital learning ne va pas s’envoler ?

Elodie Primo : Une approche rationnelle et économique consiste à industrialiser et mutualiser ce qui peut l’être, ne serait-ce que pour ne pas refaire ce qui a déjà été fait ! Pour les contenus, il faudrait idéalement créer une bibliothèque, un répertoire d’objets de formation, qui pourront être organisés dans des parcours personnalisés. En matière de bonnes pratiques, il faudra optimiser les modes de fonctionnement et progresser comme doit le faire toute bonne « entreprise apprenante ». 

Même remarque avec les processus et les supports : plutôt que de repartir d’une feuille blanche, mieux vaut les modéliser, en utilisant notamment des modèles (templates, en particulier) dans la génération des portails et des contenus, ce qui renforce au passage la cohérence graphique et les services délivrés par les portails. Les modèles que je viens de mentionner peuvent aussi être appliqués dans le champ des séquences pédagogiques ou de leur assemblage dans un parcours blended learning.

L’administration des portails n’en est pas plus complexe ?

Elodie Primo : Non, parce que l’administration peut être centralisée ou décentralisée en fonction du contexte. La plateforme doit permettre l’automatisation des inscriptions selon le profil et la progression de l’utilisateur, mais aussi de la communication et des notifications. Certains programmes de formation pouvant toucher l’ensemble de l’écosystème apprenant, nous devons pouvoir en globaliser l’administration.