Le temps pris en charge

La gestion du temps passé reste un pilier réglementaire de la Formation Professionnelle Continue en France. En effet, les financeurs ne prennent en charge que les prestations réalisées pouvant justifier du temps passé.

Les textes réglementaires prévoient plusieurs modalités de suivi du temps. D’une part, la traditionnelle feuille de présence, dont l’usage est cependant réservé aux formations présentielles uniquement. D’autre part, le comptage et la preuve du temps effectivement passé dans la plateforme, ce qui est bien entendu la méthode la plus utilisée actuellement, et sans doute pour longtemps.

Un temps toutefois mal estimé

Cette seconde modalité de comptage présente toutefois un gros inconvénient : certaines activités de formation échappent à la prise en compte du temps effectif passé dans la plateforme. En sont notamment exclus les temps d’application sur le terrain, de préparation ou d’exercice offline, les temps passés en classes virtuelles hors de la plateforme.

C’est à cette question - comment réintégrer ces moments dans l’évaluation des temps passés en formation ? - que répond le plugin « Format de cours » développé par moofactory, qui utilise deux méthodes de suivi du temps passé : le suivi du temps réel et le suivi du temps estimé. Le choix entre ces 2 méthodes permet de combler les lacunes de la prise en compte du temps effectif total de formation.

Le suivi du temps réel

Cette méthode utilise tous les journaux d’activité des utilisateurs. Elle permet de suivre toutes les connexions et déconnexions. Surtout, elle permet de vérifier que l’apprenant est réellement actif, en excluant les temps d’inactivité durant lesquels il reste toutefois connecté. À ce temps actif passé à se former, nous ajoutons aussi le temps dans les classes virtuelles BigBlueButton. C’est donc maintenant le temps complet, précis et détaillé qui s’affiche dans l’en-tête du cours comme dans tous les rapports. En cas de contrôle, vous êtes à même de produire le journal détaillé de toutes les actions de l’apprenant dans la plateforme et du temps qu’il y a réellement passé.

Le suivi du temps estimé

Les textes prévoient qu’au moment où vous concevez votre formation, vous pouvez définir le temps moyen nécessaire pour atteindre l’objectif. Lors de la mise en œuvre de la formation, chaque personne qui atteint l’objectif d’une activité se voit donc affecter une unité de temps équivalente à ce temps moyen, ce qui permet de tenir compte de toutes les activités, y compris, le cas échéant, celles qui ont lieu entièrement ou en partie hors de la plateforme.

Illustration par une étude de cas mise en place avec l’activité « Devoir » : si quelques minutes suffisent pour télécharger les consignes, le temps de travail hors plateforme, lui, n’est pas comptabilisé dans le temps passé alors qu’il peut être conséquent. Si vous affectez à cette activité un temps moyen estimé, la validation de l’achèvement de cette activité dans la plateforme créditera le temps passé de l’apprenant du temps moyen estimé. Il suffit alors de conserver, comme justificatif, ce qui vous permet de prouver l’atteinte de l’objectif : un document déposé dans la plateforme, une réponse avec un niveau suffisant à un test, ou toute autre preuve.

Un temps réaliste et justifiable

Que vous décidiez de compter en temps réel ou en temps estimé, la nouvelle version du plugin « Format de cours » moofactory vous permet une traçabilité du temps passé en formation conforme aux attentes réglementaires. Et, par conséquent, vous garantit le paiement effectif de toutes les formations que vous délivrez !

Pour en savoir plus : le webinaire gratuit « Format de cours », 18 mai à 11:00