En premier lieu, prenez le temps d’identifier et d’analyser toutes les parties prenantes du projet. Pour ce faire vous pouvez utiliser un outil disponible sur internet : la "carte des partenaires", très utile pour établir l’état des lieux des personnes potentiellement impliquées dans votre projet, ainsi que pour mettre en place une stratégie de communication  adaptée.

Vous pouvez procéder par "anneaux" de parties prenantes, en précisant, pour chaque anneau, les rôles et responsabilités, par exemple en vous aidant d’un modèle de type "RACI" (ou une matrice des responsabilités). C’est du temps bien investi pour la suite de votre projet.

Cœur d’équipe

Par coeur d’équipe on entendra les parties prenantes directement placées sous votre gouvernance directe. Qui doit appartenir au coeur d’équipe ? Trois personnes (ou une personne qui joue les trois rôles) : un Digital Learning Innovation Manager (en charge de la veille et de la curation), un Digital Learning Manager (pour le pilotage des lots du projet, au côté du directeur du projet), un Responsable Informatique des Applications Digital Learning (pour piloter les applications digitales) ; cette dernière fonction (qu’on ne trouve pas si souvent dans les équipes projet) est cruciale, en particulier pour défendre les intérêts du projet Digital Learning auprès du département IT et rendre les discussions techniques intelligibles ! Quant à la dimension internationale du projet, la mise en place d’interfaces pédagogiques dans chaque pays où votre entreprise possède un campus est nécessaire : ces relais sont précieux lors du déploiement des divers lots de travaux.

Responsable de comptes

Dans le droit fil de ce qui précède, les responsables de comptes ("Key Account Managers") seront utiles à votre projet (s’il a une forte dimension internationale) dans les pays où votre entreprise ne possède pas de campus. Cet anneau spécifique nous a permis de mieux piloter les demandes de formations émanant de ces pays (plus de quarante au total). Leur action doit être précisée dans une instruction définissant rôle et missions du KAM.

Clients immédiats

Les clients immédiats constituent un anneau dans lequel on trouve notamment les concepteurs pédagogiques (L&D managers) et les formateurs. Il importe de définir ici "qui fait quoi" sauf à être submergé de demandes qui ne relèvent pas de votre responsabilité directe, en particulier dans deux domaines où cette distribution des rôles et responsabilités sera sensible : la gouvernance du portail du digital (Learning Management System (si vous en possédez un)), la gouvernance de la conception et du déploiement des parcours multimodaux, incluant par exemple le déploiement d’un outil auteur. Là aussi : rédiger et partager pour chacun une simple note de gouvernance.

Clients finaux 

Ce serait le comble que les utilisateurs finaux, les apprenants, soient oubliés… ce qui est pourtant souvent le cas quand on se lance dans un projet Digital Learning, développé dans une vision autocentrée sur la formation. Par exemple (dans notre cas), notre catalogue de formation s’est longtemps exprimé dans des termes sans doute trop abscons pour nos clients ! Il est essentiel à la réussite de votre projet de valider avec eux des scénarios d’usage fonctionnel des solutions digitales que vous déployez (par exemple préciser comment vos apprenants utiliseront votre nouvelle application mobile). Assurez-vous dans toutes vos actions de toujours penser "client final".

Sans oublier les autres parties prenantes…

On retrouve ici les autres parties prenantes avec lesquelles vous interagirez à un moment ou un autre de votre projet : des correspondants au sein des départements communication, finance, achats et IT (DSI) ; à certains moments clés, en effet, ils pourront avoir une influence considérable. Aussi, prenez le temps d’identifier vos contacts à ce niveau.

Un dernier mot pour terminer cette deuxième leçon : le sponsor de votre projet est une partie prenante évidemment essentielle. Je ne saurai trop vous conseiller de soigner particulièrement cette relation !

(Avec la relecture amicale de Michel Diaz)

Déjà paru : 

Stratégie et déploiement Digital Learning - Leçon n°1

Parution de la Leçon n°3 : newsletter du 9 octobre