Cette première leçon semble d’évidence dès lors qu'on admet que le Digital Learning a vocation à devenir un projet stratégique pour l’entreprise. Elle est pourtant loin d'être systématiquement appliquée.

Les projets de Digital Learning relèvent souvent des ressources humaines dont la culture première n’est pas celle du projet. A quoi vient s'ajouter ce que j’ai pu observer dès le départ et que je qualifierai  de « sentiment de facilité » porté par l’enthousiasme et les opportunités sans limite qui sont potentiellement portées par le digital. Sentiment qui doit être compensé par un solide sens des réalités, car au contraire la mise en place du Digital Learning est d’une grande complexité et peut entraîner des coûts exorbitants pour un impact (et usage) négligeable en retour. Enfin, j’ai pu constater très souvent le réflexe qui consiste à mettre en avant la question « comment » (les « outils », la « solution ») au détriment du « pourquoi » et du « quoi ».

Un peu de formalisation avant de se lancer apparaît donc nécessaire, car il s'agit de construire sur des fondations solides.

D'abord une compétence en conduite de projet est un atout indéniable avant de vous lancer dans des projets de Digital Learning. Sans reprendre tous les canons de la conduite de projet (qui existent depuis cinquante ans au moins), je vous propose quelques principes d'application simple.

L’ambition prime sur le comment

Commencer par la vision et la stratégie (« votre soleil » à trois ou cinq ans) avant d’envisager le « comment ». Concrètement, vous pouvez rédiger une charte de projet qui a vocation à exprimer l’intention de votre projet ; des exemples sont disponibles sur Internet.

Puis agréez, rédigez et pilotez vos objectifs et les indicateurs que vous leur associez. Assurez-vous de la bonne compréhension des indicateurs par tous les acteurs du projet, ce qui peut être visé par la rédaction collective d'un document partageable) et surtout de votre capacité à les mesurer dans le temps. Nous y reviendreons dans une prochaine leçon (Spécifiez vos indicateurs de performance).

Le comment s’envisage sous des dimensions variées

Formalisez les diverses dimensions du projet, car « formaliser c’est valoriser », c’est éviter le syndrome de l’activité « coin de table » auquel est parfois assimilé le digital lorsque ce dernier est improprement rattaché à une stratégie plus large, comme un simple greffon. Ma recommandation : la rédaction, même simplifiée, d'un plan de management de projet. Vous pouvez par exemple vous référer au fameux PMBOK de PMI (Project Management Institute (pmi.org)) présentant les dimensions-clés du projet à avoir en tête. Vous pouvez aussi vous inspirer de ce que le référentiel des processus de votre entreprise propose. En particulier, le découpage de votre projet en « lots de travaux » (ou organigramme des tâches) vous sera très utile pour en piloter les diverses composantes. C'est une approche que j'ai personnellement utilisée comme outil de partage et de communication tout au long du projet. De même, en découpant proprement le projet, votre structure budgétaire est plus précise et vous aurez davantage de facilité à vous projeter chaque année en matière de budgétisation.

Des risques et des opportunités

Prenez le temps d’analyser les risques et les opportunités associées à votre projet et l’environnement dans lequel il est appelé à se réaliser. Ayez en tête le cas du risque « IT » (Information Technology) en termes de gouvernance, de ressources et de qualité technique (fonctionnelle et performance). Le Digital Learning introduit une forte dépendance aux infrastructures IT de l’entreprise, ce qui vous expose à la moindre apparition d’un problème informatique ; à ce niveau l’effet « bad buzz », de par sa très large portée, peut se révéler redoutable.

La conduite du changement est au cœur du projet

Prévoyez et portez une attention toute particulière à la conduite du changement et donnez-lui une dimension formelle, par exemple en créant un lot de travaux dédié au changement et en affectant le chef de projet ou une autre personne à son pilotage. Le plus souvent la dimension « technique et outillée» des projets masque la conduite du changement qui pourtant reste le principal facteur clé de succès du projet : l’humain d’abord.

Pour conclure la première leçon de ce que j'ai appris, je vous recommande une communication formelle, soutenue et régulière, utile au pilotage et au marketing de votre projet.  

(Avec la relecture amicale de Michel Diaz)

Parution de la Leçon n°2 : newsletter du 18 septembre